Vad behöver en första projektbrief innehålla?
Beskriv vem produkten är till för, vilket problem personen har, den viktigaste uppgiften och hur ni löser den idag. Lägg till data och system, avgränsning, ansvarig kontakt och vilket beslut leveransen ska stödja. Skriv vad ni vet och markera det som fortfarande är ett antagande.
Mall: åtta delar att fylla i.
- Användare. Vilken person eller roll ska använda produkten? I vilken situation?
- Behov. Vad försöker personen göra? Var uppstår problem med dagens lösning?
- Kärnflöde. Beskriv start, viktigaste handling och önskat slutresultat.
- Underlag. Vilka observationer, kundfrågor, dokument eller befintliga data stödjer behovet?
- System och data. Vad finns, vem äger det och vilka kopplingar kan bli aktuella?
- Avgränsning. Vad behöver ingå i första testet? Vad kan vänta?
- Beslut och leverans. Vad ska ni kunna bedöma efteråt? Hur ska resultatet visas?
- Ansvar och ramar. Vem kan fatta beslut, hjälpa med testpersoner och svara på frågor? Finns en budgetram eller tidpunkt att förhålla sig till?
Om ni inte vet svaret på en fråga, skriv det. Osäkerheten hjälper till att välja vad som ska undersökas först.
Exempel: en första kundportal.
Följande är ett påhittat exempel för att visa hur briefen kan användas.
- Användare: inköparen hos en återkommande företagskund.
- Behov: förstå aktuell orderstatus utan att behöva maila kundservice.
- Kärnflöde: öppna sin orderlista, välja en order och förstå status samt nästa steg.
- Underlag: kundservice samlar exempel på återkommande statusfrågor inför avgränsningen.
- System: orderdata finns i affärssystemet; åtkomst och integrationsmöjligheter behöver undersökas.
- Första testet: ett flöde med exempeldata. Betalning, ändring av order och riktig inloggning ingår inte i detta test.
- Beslut: kan kunden hitta rätt och förstå status utan hjälp, och vad behöver ändras före nästa steg?
- Ansvar: en utsedd kontakt samlar underlag och hjälper till att hitta testpersoner.
Gör kraven möjliga att bedöma.
”En modern och enkel portal” är svårt att testa. ”Kunden ska kunna hitta sin senaste order och se dess status” beskriver en uppgift som går att pröva. Bestäm även vilka situationer som ska ingå, till exempel att det saknas en tidigare order eller att information inte kan hämtas.
Skilj på ett tekniskt leveranskrav och ett antagande om affären. Att en ordervy fungerar kan verifieras i leveransen. Att portalen minskar kundservicearbetet behöver följas med data från verklig användning.
Lås behovet före teknikvalet.
Beskriv kända krav på exempelvis befintliga system och var tjänsten ska användas. Låt övriga teknikval utgå från uppgiften. Om AI är en möjlig funktion, beskriv vad den ska hjälpa användaren med och hur ett svar ska kunna bedömas.
För en AI-kunskapsbank kan ett viktigt krav vara att användaren kan öppna källan till ett svar. Det är mer användbart än att bara skriva att produkten ska ha en chatt.
Så använder vi underlaget.
Otto tar emot förfrågan och samlar det som behövs för nästa steg. Vi avgränsar uppdraget och kommer överens om omfattning, tid och pris innan arbetet börjar. Läs om arbetssättet och vad första leveransen innehåller.